Pflicht zur E-Rechnung: Worauf Unternehmen künftig achten müssen

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Die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich ist da – Unternehmen müssen ihre Prozesse anpassen. Ein Überblick über die wichtigsten Punkte.

Neue Anforderungen durch das Wachstumschancengesetz

Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen für im Inland steuerbare Umsätze zu empfangen und zu verarbeiten. Diese Vorgabe gilt sofort für die Eingangsseite, während für die Ausgangsseite eine Übergangsfrist bis Ende 2026 gilt. Kleinstunternehmen mit einem Umsatz unter 800.000 Euro haben ein weiteres Jahr Zeit.

Anforderungen an das Format

Rechnungen im PDF-Format erfüllen die Anforderungen nicht. Es sind strukturierte elektronische Formate erforderlich, die der Norm EN 16931 entsprechen, etwa Zugferd, X-Rechnung oder XML-Standards wie CII und UBL.

Integration erfordert Zusammenarbeit

Die Implementierung erfordert eine enge Abstimmung zwischen Steuerabteilung, Rechnungswesen, Einkauf, Verkauf und IT. Eine alleinige Verantwortung der IT-Abteilung reicht laut Experten nicht aus, da umsatzsteuerrelevante Informationen und Systemintegrationen nötig sind.

Öffentlicher Sektor geht voran

Bereits seit November 2023 sind öffentliche Einrichtungen zur Nutzung elektronischer Rechnungen verpflichtet. Unternehmen sollten zeitnah handeln, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen und die Vorteile digitaler Prozesse zu nutzen.

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